Osoba zatrudniona na umowie zlecenia nie zawsze musi odbyć szkolenie BHP, ale nie oznacza to, że jest zwolniona z przestrzegania zasad bezpieczeństwa. Wszystko zależy od rodzaju wykonywanych czynności, warunków pracy i występujących zagrożeń. Inne wymagania dotyczą osoby wprowadzającej dane do komputera we własnym mieszkaniu, a inne zleceniobiorcy obsługującego maszyny, pracującego w magazynie lub wykonującego roboty budowlane.
Przepisy Kodeksu pracy odróżniają obowiązki pracodawcy wobec pracowników etatowych od obowiązków podmiotu organizującego pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Nie pozwalają jednak wykorzystywać umowy zlecenia do pomijania niezbędnych zabezpieczeń. Jeżeli charakter pracy wymaga odpowiedniego przeszkolenia, należy zapewnić je przed rozpoczęciem niebezpiecznych czynności. Istotne są również zasady organizacji szkolenia, jego finansowania oraz dokumentowania.
Czy szkolenie BHP na umowie zlecenia jest obowiązkowe według Kodeksu pracy?
Przepisy nie nakładają na wszystkich zleceniobiorców takiego samego obowiązku odbywania szkoleń wstępnych i okresowych jak na pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. W przypadku etatu podstawą jest art. 2373 § 2 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do przeszkolenia pracownika przed dopuszczeniem go do pracy oraz organizowania wymaganych szkoleń okresowych.
Przy rzeczywistej umowie zlecenia zastosowanie mają przede wszystkim inne regulacje. Zgodnie z art. 304 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie lub miejscu przez niego wyznaczonym. Art. 304 § 3 przewiduje odpowiednie obowiązki również dla przedsiębiorców niebędących pracodawcami, którzy organizują pracę takich osób.
Ważny jest także art. 3041 w związku z art. 211 Kodeksu pracy. Wynika z niego, że osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych mają przestrzegać obowiązków BHP w zakresie określonym przez organizatora pracy. Obejmuje to również uczestnictwo w wymaganym szkoleniu i instruktażu.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że decyzję o przeszkoleniu zleceniobiorcy należy podejmować z uwzględnieniem rodzaju pracy oraz stopnia zagrożeń. Jeżeli ryzyko wypadku, występowanie czynników szkodliwych lub warunki wykonywania czynności uzasadniają dopuszczanie do nich wyłącznie osób przeszkolonych, organizator może wymagać szkolenia. Zleceniobiorca ma wówczas obowiązek odbyć je w ustalonym zakresie.
Przykład hipotetyczny: firma podpisuje dwumiesięczną umowę zlecenia z grafikiem przygotowującym materiały reklamowe. Wykonawca korzysta z własnego komputera, pracuje w domu i sam organizuje sposób realizacji zadań. W takich okolicznościach nie ma podstaw, aby automatycznie wymagać od niego pełnego pracowniczego szkolenia wstępnego przeznaczonego dla osób zatrudnionych w zakładzie produkcyjnym. Zakres ewentualnych informacji o bezpieczeństwie powinien odpowiadać faktycznym warunkom zlecenia.
Sytuacja zmienia się, gdy ta sama osoba ma przez kilka dni pomagać przy przygotowaniu ekspozycji reklamowej w hali magazynowej. W pobliżu poruszają się wózki transportowe, pracują urządzenia elektryczne, a część wyposażenia znajduje się na podestach. Przed rozpoczęciem czynności trzeba zapoznać wykonawcę z występującymi zagrożeniami i zasadami bezpiecznego poruszania się po obiekcie. Jeżeli ma korzystać ze sprzętu stwarzającego dodatkowe ryzyko, zakres przygotowania musi być odpowiednio szerszy.
O obowiązku przeszkolenia nie rozstrzyga więc wyłącznie nazwa umowy. Najpierw należy odpowiedzieć na trzy pytania:
- Gdzie wykonywane jest zlecenie? Czy jest to prywatne mieszkanie wykonawcy, zwykłe biuro, magazyn, hala produkcyjna czy plac budowy?
- Jakie czynności obejmuje umowa? Czy są to zadania administracyjne, ręczne przenoszenie towarów, obsługa urządzeń, praca na wysokości czy kontakt z substancjami chemicznymi?
- Jakie zagrożenia występują? Czy możliwe jest przygniecenie, upadek, porażenie prądem, kontakt z niebezpieczną substancją lub narażenie na szkodliwe czynniki środowiska pracy?
Istnieje jeszcze jedna istotna granica. Umowa nazwana zleceniem może w rzeczywistości stanowić stosunek pracy. Art. 22 § 1 i § 11 Kodeksu pracy przewiduje, że zatrudnienie wykonywane pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem, stanowi stosunek pracy niezależnie od nazwy zawartej umowy. Jeżeli rzeczywiste warunki odpowiadają zatrudnieniu pracowniczemu, zastosowanie znajdują obowiązki właściwe dla etatu, w tym dotyczące szkoleń BHP. Samo wymaganie przestrzegania zasad bezpieczeństwa nie przesądza jednak o istnieniu stosunku pracy.
Kiedy wystarczy instruktaż, a kiedy zleceniobiorca powinien przejść szersze szkolenie BHP?
Zakres przeszkolenia powinien wynikać z rzeczywistych zagrożeń, a nie z gotowego schematu przypisanego do każdej umowy zlecenia. Przy prostych pracach może wystarczyć przekazanie konkretnych instrukcji bezpieczeństwa. Przy czynnościach niebezpiecznych konieczne bywa rozbudowane szkolenie obejmujące również praktyczne przygotowanie do pracy.
Największej uwagi wymagają następujące rodzaje działalności:
- Magazyny i logistyka – ruch wózków widłowych, ręczne przenoszenie ładunków, składowanie towarów na wysokości i możliwość przygniecenia przez przemieszczane materiały.
- Produkcja przemysłowa – kontakt z ruchomymi elementami maszyn, urządzeniami elektrycznymi, ostrymi narzędziami oraz instalacjami technologicznymi.
- Budownictwo – prace na wysokości, wykopy, rusztowania, sprzęt ciężki i zagrożenia związane z instalacjami elektrycznymi.
- Usługi porządkowe i prace z chemikaliami – stosowanie preparatów żrących, drażniących lub innych niebezpiecznych substancji, konieczność właściwego doboru ochrony i znajomości zasad postępowania przy awarii.
- Prace administracyjne i biurowe – zazwyczaj mniejsze zagrożenia mechaniczne, ale nadal konieczność uwzględnienia bezpiecznego korzystania z wyposażenia, organizacji stanowiska i zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych.
Przykład hipotetyczny: centrum logistyczne zatrudnia na pięciodniowe zlecenie osobę do kompletowania zamówień. Towary znajdują się na regałach, między którymi poruszają się wózki widłowe. Zleceniobiorca nie obsługuje wózków, ale przebywa w strefie ich ruchu i ręcznie przenosi paczki.
Przed rozpoczęciem takiej pracy powinien poznać wyznaczone ciągi piesze, zasady bezpiecznego podnoszenia i przemieszczania ładunków, zakaz przebywania pod podnoszonym towarem, sposób zgłaszania uszkodzeń regałów oraz procedury alarmowe. Samo przekazanie regulaminu do podpisania nie daje pewności, że wykonawca rozumie zagrożenia.
Rozsądnym rozwiązaniem jest instruktaż przeprowadzony w rzeczywistym miejscu wykonywania zlecenia, połączony z pokazaniem najważniejszych zasad. Jeżeli wykonawca ma używać urządzeń wymagających specjalistycznych kwalifikacji, organizator musi dodatkowo zweryfikować ich posiadanie. Przykładowo obsługa wózka jezdniowego podnośnikowego objętego dozorem technicznym może wymagać odpowiednich kwalifikacji potwierdzonych przez właściwy organ dozoru technicznego. Sam certyfikat ukończenia szkolenia BHP nie zastępuje takich uprawnień.
Przy zleceniu administracyjnym sytuacja jest prostsza. Osoba przez kilka dni porządkująca dokumenty w biurze może potrzebować przede wszystkim informacji o zasadach ewakuacji, korzystaniu z udostępnionego wyposażenia, zgłaszaniu awarii i organizacji bezpiecznego stanowiska. Nakładanie na taką osobę rozbudowanego szkolenia przeznaczonego dla operatorów maszyn nie ma praktycznego uzasadnienia. Nie oznacza to jednak, że wolno całkowicie pominąć zagrożenia występujące w konkretnym miejscu.
Istotna jest również forma przeszkolenia. Materiały elektroniczne mogą sprawdzić się przy przekazywaniu prostych zasad organizacyjnych lub wiedzy teoretycznej, jeżeli taka forma odpowiada charakterowi zlecenia. Nie zastąpią natomiast praktycznego pokazania bezpiecznego korzystania z niebezpiecznej maszyny. Jeśli konieczne jest sprawdzenie umiejętności, samo obejrzenie prezentacji nie daje wystarczającej podstawy do dopuszczenia wykonawcy do określonych czynności.
Nie należy też zakładać, że krótkotrwałe zlecenie zwalnia z przeszkolenia. Zagrożenie występuje również podczas pierwszej godziny pracy. Czterogodzinna pomoc przy obsłudze maszyny może wymagać bardziej szczegółowego przygotowania niż miesięczne wykonywanie prostych zadań biurowych.
Podobnie wygląda kwestia wieku i statusu studenta. Osoba poniżej 26. roku życia zatrudniona na zleceniu nie uzyskuje automatycznego zwolnienia z BHP. Zasady dotyczące składek ZUS i obowiązki związane z bezpieczeństwem pracy to odrębne zagadnienia.
Ważnym błędem jest również mechaniczne stosowanie terminów szkoleń okresowych przewidzianych dla pracowników. Rozporządzenie w sprawie szkolenia BHP określa na przykład, że pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych przechodzą szkolenia okresowe nie rzadziej niż raz na 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych nie rzadziej niż raz w roku. Nie oznacza to jednak, że każdy zleceniobiorca musi odnawiać szkolenie według identycznego harmonogramu.
Przy rzeczywistej umowie zlecenia potrzebę ponownego przeszkolenia należy powiązać z warunkami wykonywania pracy. Zmiana maszyny, technologii, miejsca pracy, stosowanych substancji albo powierzonych czynności może uzasadniać kolejny instruktaż, nawet jeżeli od poprzedniego upłynęło niewiele czasu. Z drugiej strony nie ma podstaw do automatycznego wyznaczania wszystkim zleceniobiorcom obowiązkowego terminu odnowienia szkolenia co 3 lata.
Praktyczne kryterium decyzji jest następujące: jeżeli bez wcześniejszego wyjaśnienia zagrożeń lub pokazania bezpiecznego sposobu działania wykonawca nie potrafiłby prawidłowo realizować zadania, trzeba zapewnić odpowiednie przeszkolenie przed jego rozpoczęciem. Przy szczególnie dużym ryzyku samo przekazanie informacji może nie wystarczyć – niezbędne mogą być dodatkowe zabezpieczenia, kwalifikacje i sprawdzenie umiejętności.
Kto organizuje i opłaca szkolenie BHP na umowie zlecenia oraz jak je udokumentować?
Przy zatrudnieniu pracowniczym zasady finansowania są jednoznaczne. Art. 2373 § 3 Kodeksu pracy stanowi, że wymagane szkolenia pracowników odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Nie można jednak automatycznie przenosić tej regulacji na każdą umowę zlecenia.
W przypadku prawdziwej umowy cywilnoprawnej strony powinny wcześniej uzgodnić, kto organizuje wymagane szkolenie, kto ponosi jego koszty oraz w jakim terminie zostanie ono przeprowadzone. Takie podejście odpowiada również stanowisku Państwowej Inspekcji Pracy, która zaleca określenie obowiązków dotyczących szkoleń BHP w umowie.
Dobrze przygotowane ustalenia powinny obejmować:
- Zakres przeszkolenia – jakie zagrożenia, procedury i zasady bezpiecznego wykonywania zlecenia muszą zostać omówione.
- Organizatora szkolenia – czy przygotowanie zapewnia zleceniodawca, wyznaczona kompetentna osoba czy zewnętrzny podmiot prowadzący szkolenia BHP.
- Koszty – kto finansuje uzgodnione szkolenie i na jakich zasadach strony rozliczają czas poświęcony na jego odbycie.
- Termin – kiedy następuje przeszkolenie oraz które czynności można rozpocząć dopiero po jego zakończeniu.
- Sposób potwierdzenia – jakie dokumenty zostaną sporządzone i kto sprawdzi, czy wykonawca zna wymagane zasady.
Nie ma jednej ustawowej stawki za przeszkolenie zleceniobiorcy ani obowiązku korzystania zawsze z zewnętrznej firmy szkoleniowej. Wybór organizacji powinien wynikać z rodzaju pracy, wymaganych kompetencji prowadzącego i sposobu realizacji zlecenia. Przy prostych czynnościach przekazanie niezbędnych instrukcji przez odpowiednio przygotowaną osobę może być rozwiązaniem proporcjonalnym. Przy bardziej złożonych zagrożeniach pomoc specjalisty BHP pozwala właściwie określić zakres przygotowania, ale nie zwalnia organizatora pracy z odpowiedzialności za warunki panujące w zakładzie.
Przykład hipotetyczny: przedsiębiorstwo z Mysłowic podpisuje umowę zlecenia na montaż dodatkowego wyposażenia magazynowego. Prace mają odbywać się w czynnej hali, w pobliżu stref transportowych. Przed rozpoczęciem montażu trzeba ustalić, czy konieczne jest czasowe wyłączenie części magazynu z ruchu, jakie zabezpieczenia należy zastosować i czy wykonawcy mają kwalifikacje wymagane do powierzonych zadań.
Jeżeli montaż obejmuje pracę na wysokości lub korzystanie ze specjalistycznego sprzętu, sam ogólny instruktaż dotyczący zakładu może być niewystarczający. Trzeba określić bezpieczną metodę wykonania zadania, sprawdzić przygotowanie osób i zapewnić odpowiednie zabezpieczenia. W przypadku braku wymaganych kwalifikacji nie należy powierzać wykonawcy czynności, do których nie jest uprawniony.
Skorzystanie z usług zewnętrznego specjalisty może mieć sens, gdy firma nie dysponuje odpowiednim przygotowaniem do oceny zagrożeń lub organizacji potrzebnego szkolenia. Nie rozwiązuje to jednak problemów związanych z niebezpiecznym stanowiskiem. Nawet poprawnie przeprowadzone zajęcia teoretyczne nie zastąpią poinformowania wykonawcy o rzeczywistych zasadach ruchu w magazynie, lokalizacji wyłączników awaryjnych czy sposobie zabezpieczenia miejsca montażu.
Osobnym zagadnieniem jest dokumentacja. Nie istnieje powszechny obowiązek sporządzania identycznej karty szkolenia wstępnego dla każdego zleceniobiorcy. Przy przeszkoleniu wynikającym z warunków zlecenia należy jednak zadbać o wiarygodne potwierdzenie rzeczywiście wykonanych czynności.
Praktyczny dokument może zawierać:
- imię i nazwisko zleceniobiorcy oraz oznaczenie wykonywanego zlecenia;
- datę i miejsce przeprowadzenia instruktażu lub szkolenia;
- imię, nazwisko i funkcję osoby prowadzącej;
- opis omawianych zagrożeń i zasad bezpiecznego wykonywania pracy;
- informację o przekazanych instrukcjach i wymaganych środkach ochrony;
- potwierdzenie udziału oraz wynik sprawdzenia wiedzy lub umiejętności, jeżeli takie sprawdzenie było potrzebne.
Dokumentacja powinna być proporcjonalna do zagrożeń. Przy prostym zleceniu administracyjnym wystarczające może być udokumentowane przekazanie konkretnych informacji. Przy pracy z niebezpiecznym urządzeniem należy zadbać również o potwierdzenie praktycznego przygotowania. Sam podpis pod ogólnym oświadczeniem, że wykonawca zna przepisy BHP, nie zastąpi rzeczywistego przeszkolenia.
Istotną zmianę wprowadzono 12 grudnia 2025 roku. Tego dnia weszło w życie rozporządzenie zmieniające przepisy dotyczące dokumentowania pracowniczych szkoleń BHP, opublikowane w Dz.U. z 2025 r. poz. 1640.
Zmiana umożliwiła potwierdzanie w postaci papierowej lub elektronicznej odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego, przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenia pracownika do pracy na określonym stanowisku. Przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca sporządza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego, w miejscu przewidzianym na podpis właściwej osoby. Do karty dołącza dokumenty elektroniczne zawierające potwierdzenie albo ich odwzorowania. Całość przechowuje się w aktach osobowych pracownika.
Nie można więc twierdzić, że pracownicza karta szkolenia wstępnego zawsze wymaga własnoręcznego podpisu. Trzeba jednak odróżnić tę zmianę od zasad dotyczących prawdziwych umów zlecenia. Nowelizacja nie wprowadziła obowiązku zakładania takiej samej karty każdemu zleceniobiorcy. W przypadku umów cywilnoprawnych sposób dokumentowania przygotowania należy dopasować do rodzaju zlecenia, uzasadnionych wymagań bezpieczeństwa i przyjętych ustaleń.
Najbardziej ryzykowna praktyka polega na dopuszczaniu wykonawcy do niebezpiecznych czynności z założeniem, że szkolenie lub dokumentację można uzupełnić po kilku dniach. Jeżeli dojdzie do wypadku, znaczenie będą miały rzeczywiste warunki pracy, zastosowane zabezpieczenia, przygotowanie wykonawcy i sposób organizacji zlecenia. Umowne przerzucenie całej odpowiedzialności za bezpieczeństwo na zleceniobiorcę nie uchyla ustawowych obowiązków podmiotu organizującego pracę.
FAQ – najczęstsze pytania dotyczące szkolenia BHP na umowie zlecenia
Czy każda osoba na umowie zlecenia musi odbyć szkolenie wstępne BHP?
Nie. Przepisy nie przewidują jednolitego obowiązku pracowniczego szkolenia wstępnego dla wszystkich zleceniobiorców. Potrzebę i zakres przeszkolenia ustala się na podstawie wykonywanych czynności oraz zagrożeń.
Czy student poniżej 26. roku życia musi mieć szkolenie BHP na zleceniu?
Status studenta i wiek poniżej 26 lat nie zwalniają automatycznie z obowiązków BHP. Jeśli wykonywane zadania wymagają odpowiedniego przeszkolenia, student powinien je odbyć na takich samych zasadach bezpieczeństwa jak pozostali zleceniobiorcy.
Czy przy jednodniowej umowie zlecenia szkolenie BHP jest potrzebne?
Może być potrzebne nawet przy kilkugodzinnym zleceniu. Decyduje rodzaj pracy i poziom zagrożeń, a nie długość umowy. Krótkotrwała praca przy niebezpiecznej maszynie wymaga odpowiedniego przygotowania przed rozpoczęciem czynności.
Czy zleceniobiorca może odmówić szkolenia BHP?
Jeżeli organizator pracy zasadnie wymaga szkolenia ze względu na występujące zagrożenia i określił taki obowiązek, zleceniobiorca ma obowiązek je odbyć. Bez wymaganego przeszkolenia nie powinien rozpoczynać czynności, dla których jest ono niezbędne.
Czy szkolenie BHP na umowie zlecenia można odbyć online?
Przekazanie wiedzy teoretycznej zdalnie może być odpowiednie przy niektórych zadaniach. Jeśli jednak praca wymaga praktycznego pokazania bezpiecznej obsługi urządzeń lub sprawdzenia umiejętności, samo szkolenie internetowe może być niewystarczające.
Co ile lat trzeba odnawiać szkolenie BHP na umowie zlecenia?
Nie ma jednego ustawowego terminu obowiązującego wszystkich zleceniobiorców. Częstotliwość ponownego przeszkolenia zależy od charakteru pracy, zmian zagrożeń i ustalonych wymagań. Pracowniczych terminów szkoleń okresowych nie należy stosować automatycznie.
Kto płaci za szkolenie BHP zleceniobiorcy?
W przypadku rzeczywistej umowy zlecenia zasady organizacji i finansowania szkolenia powinny zostać określone między stronami. Regulacja nakazująca przeprowadzanie szkoleń pracowniczych w czasie pracy i na koszt pracodawcy nie znajduje automatycznie zastosowania do każdego zlecenia.
Czy potwierdzenie szkolenia BHP musi mieć podpis odręczny?
Nie zawsze. Od 12 grudnia 2025 roku przepisy dotyczące pracowniczych szkoleń wstępnych dopuszczają również potwierdzenia elektroniczne, przy zachowaniu zasad dotyczących adnotacji w karcie i dołączania odpowiednich dokumentów. Dla zleceniobiorców nie ustanowiono obowiązku prowadzenia identycznej dokumentacji w każdym przypadku.
Czy brak szkolenia BHP oznacza automatycznie odpowiedzialność zleceniodawcy za każdy wypadek?
Nie. Odpowiedzialność wymaga ustalenia konkretnych okoliczności zdarzenia i właściwych podstaw prawnych. Brak potrzebnego przeszkolenia, zabezpieczeń lub informacji o zagrożeniach może jednak stanowić istotną nieprawidłowość przy ocenie sposobu organizacji pracy.
Od czego zacząć przed dopuszczeniem zleceniobiorcy do pracy?
Najpierw należy ustalić rzeczywisty zakres czynności, miejsce ich wykonywania i występujące zagrożenia. Następnie określić niezbędne przygotowanie, sprawdzić wymagane kwalifikacje, ustalić odpowiedzialność za organizację i koszty oraz sposób dokumentowania. Przy czynnościach stwarzających istotne zagrożenie trzeba zakończyć wymagane przygotowanie przed rozpoczęciem pracy.
Najważniejsza decyzja: nie zaczynaj od zamawiania przypadkowego certyfikatu BHP ani od kopiowania zasad szkoleniowych przeznaczonych dla pracowników etatowych. Najpierw sprawdź, jakie czynności faktycznie wykona zleceniobiorca i co może mu zagrażać. Jeśli praca obejmuje maszyny, transport, substancje niebezpieczne lub zadania na wysokości, ustal wymagane zabezpieczenia i zakres przeszkolenia przed dopuszczeniem do tych czynności. Dopiero na tej podstawie wybierz odpowiednią formę szkolenia i sposób jego udokumentowania.
Więcej informacji na: szkolenia bhp Mysłowice
